2. Unterschied zwischen “harten” und “weichen” Formatierungen

2.1 “Harte” oder “direkte” Formatierung:

Wie haben wir alle mit Word angefangen? Markiert und formatiert!
Bis Word 2003 sah das so aus:

In Word 2007 ändern sich die Symbolleisten, Microsoft führt die Ribbons ein.

Screenshot Teil eines Word 2007 Ribbons

Diese Symbolleiste kennen wir alle. Text schreiben, markieren, Schriftart in Arial ändern, Wörter fett formatieren, damit sie als Überschrift dem Fließtext gegenüber kenntlich waren. Einzüge, Tabstopps setzen, damit ließ und lässt sich einiges an Schriftverkehr und Gebrauchsdokumenten abarbeiten.

Diese Arbeitsweise wird unter Profis als “harte”oder “direkte” Formatierung bezeichnet. Wir geben einem Textteil eine gewünschte Formatierung mit, indem wir ihn markieren und ihm eine oder mehrere Formatierungbefehle aus der Menüleiste zuweisen. Wollen wir diese Formatierung ändern, sind wir gezwungen, jeden so markierten Textteil wieder anzufassen, zu markieren und die gleiche Formatierungsprozedur von neuem zu beginnen. Das kann bei hunderten über das Dokument verteilten Textstellen eine mehrtägige Arbeit werden.
Word als Schreibmaschine eben! Eine Trennung von Struktur und Layout ist ebenfalls nicht gegeben, eine Konvertierung in ein barrierefreies PDF- Dokument wäre ebenfalls nicht möglich.

2.2 “Weiche” oder “indirekte” Formtierung mit Formatvorlagen

Warum haben wir alle mit der Wordschreibmaschine begonnen? Es war intuitiv, selbsterklärend und Microsoft platzierte es an hervorgehobener Stelle. Wo finden wir hingegen die Möglichkeit, Formatvorlagen zu benutzen? Nirgends!  Im Gegenteil: Verschämt versteckt unter “Formatvorlagen/Formatierung” erlaubt uns Microsoft Word 2007 den ersten Blick auf seine implementierten Formatvorlagen.

Screenshot Word 2007 Formatvorlagen ÜberschriftenDie Formatvorlage Standard, Überschriften erster bis dritter Ebene, sowie die Möglichkeit, Formatierungen zu löschen. Damit lässt sich kein längerer Text mit Formatvorlagen formatieren, nur mit Überschriften und Fließtext kämen wir nicht weit. Zugegeben, MS Word 2007 verfügt nicht nur über Überschriften-Formatvorlagen. Allerdings sind bereits die Überschriften-Formatvorlagen bis Word 2007 nicht konsistent aufgebaut.  Die Überschrift der Ebene 1 geht noch durch, Arial 16 und fett, aber schon die zweite Überschriften- Ebene ist praxisuntauglich bis zum geht-nicht-mehr! Kursiv(!) gesetzt, die dritte Ebene dann wieder mit logischer kleinerer Schriftgröße, nicht kursiv. Der Gebrauch dieser Formatvorlagen würde zumindest auf eine recht eigenwillige Layoutlogik hinauslaufen. Ab Word 2007 sind immerhin die ersten drei Überschriften-Formatvorlagen brauchbar, dafür ist dann die vierte kursiv gesetzt.

Was sagte uns Microsoft damit? “Das sind Beispiele, wie es theoretisch ginge, aber helfen müsst ihr euch schon selbst, Fachbücher wälzen oder im Freundeskreis um Hilfe bitten.” Eigentlich schade! Das mächtigste Werkzeug unter der Haube bleibt und blieb gut versteckt. Nur Microsoft allein weiß, warum es uns user eher auf den Weg zur Schreibmaschine (zurück) als zu logisch und konsistent mit Formatvorlagen erstellten Dokumenten führt!

In Kapitel 3 (ich versprach Praxisbezug) erstellen wir unsere ersten vier brauchbaren Überschriften-Formatvorlagen, speichern sie in einer Dokumentvorlage  und lernen den wichtigen Unterschied zwischen Format-und Dokumentvorlagen.

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